イベント企画の発注 トラブルと対策その1

イベントを成功させるポイントは「事前準備と当日の目配り」です。

事前準備は、細かすぎるということはありません。
事前の打ち合わせでは、「そんなことは起きないよ」という人もいますが、ほんの些細なことでも、思いついたことは、どんどん口にします。
「想定しうるトラブルは必ず起こる」という前提で万全の対策を取り、また、トラブルが起きたときの対処も考えておきます。
想定し得るトラブルは対処法を決め、想定外のトラブルが起きたときの意思決定者と手順も決めておきます。

主催企業では、事前準備に参加していないスタッフが多いので、イベント当日は、まず、各スタッフの役割分担を再確認してから、各々、準備に取りかかります。

準備中に想定外のことや疑問が生じたとき、意思決定者がどこにいるかわからなくて、準備の手が止まってしまうことがあります。
主催企業等の意思決定者である責任者は、常に、居場所が判るようにします。

責任者は、いろいろと気になって動き回りたくなるものですが、想定外の問題が発生したときには、主催企業等の責任者と企画会社の責任者で対応を協議することになりますので、「持ち場を離れない。離れるときは行き先を伝える」を徹底してもらいます。
企画会社の責任者も、常にスタッフと連絡を取り合っていて、持ち場を離れるときには、スタッフに居場所を伝えています。

本番中で、おこりがちなトラブルで音声トラブルがあります。
壇上に用意したワイヤレスマイクが入らず、用意した予備のワイヤレスマイクも使えないことがあります。
稀に初歩的な電池切れのこともありますが、マンガン電池など、長時間、電源を入れたままにしておくと電圧が下がってしまう特性があります。

対策として、司会者のマイクを長めのワイヤードにしておいて、いざというときは、司会者のマイクを壇上で使う方法があります。
電圧低下であれば、ワイヤレスマイクの電源を一旦切って、壇上の挨拶や講演が終わったあと、電圧が戻って使用可能になったワイヤレスマイクを司会者用が使います。

以前、ホテルで行われたレセプションにモノマネ歌手を呼んだことがあります。
リハーサルのとき、伴奏の入ったカラオケは流れるものの歌手の声が会場のスピーカーから出てきません。
リハーサルを中断してコードを繋ぎ直したり、マイクを替えたりして試してもダメで、歌手のマイクを司会者用に用意したワイヤードマイクに替えました。
ステージを動き回るときに、コードが邪魔だったようで申し訳ないことをしましたが。

kazNewsweek記者

投稿者プロフィール

広告プランナー兼フォトグラファー。広告印刷とWEBプランニングに従事して早20年。日系企業の韓国ビジネスに詳しい。韓国経済や社会文化情報の発信を行い、外国人生活モニターとしてソウル市に改善提案を行っている。
週末には日韓米豪いろんな国の人たちと趣味の音楽を愉しんだり、カメラ片手にソウルや近隣をここかしこ徘徊したりしています。

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