イベント企画の発注 式典とレセプション 社内編

工場の落成式典など、会社内で行う式典やレセプションで、企画会社が請け負うのは、以下の4点です。
○配布物の手配
○プログラムの進行管理
○司会者の手配
○アトラクション等の手配と進行管理
○来場者・出演者の導線と会場設計

事前準備
パンフレット等の製作や記念品・ノベルティ品等、配布物の手配を行います。
会場のレイアウト設計も企画会社で行います。
司会者やオープニングセレモニーやレセプションの途中で実施するアトラクションの手配も支援します。

会場設営
会場設営は企画会社と主催企業の社員等が協力して行います。
企画会社が位置を指定しますので、指定通りにイスなどを並べていただいています。
ステージ正面に看板を設置して、映像や音声をチェックし、ステージが出来上がったら、アトラクションのリハーサルを行います。

音声や映像は、レンタル品か、あるいは、外部に委託するか、いずれかのケースが多いです。
司会者はプロに依頼するのが安心です。
設営が終わったら、企画会社、司会者、音声を操作するオペレーターで打ち合わせをして、リハーサルを行います。

音声を外部に委託する場合は、時間にルーズな傾向があり、チェックやリハーサルが終わらないまま客入れの時間になってしまうことがあります。

式典・レセプション運営
式典やレセプションでは進行管理が企画会社の主な仕事です。
挨拶などで登壇する人の「デハケ」などのレクチャーと実際に登壇するデハケの合図も企画会社のスタッフが担当します。

工場など社内で行う式典やレセプションでは、手作り感を出すため、ステージに上がるスタッフは従業員のなかから選びます。
挨拶のマイクのスイッチやマイクスタンドの高さ調整、アトラクションの設営や撤収など、従業員が行うと手作り感が出せますので、企画会社のスタッフは裏方に徹します。

トラブルが起こった場合など、オモテに出る必要があると判断したときは、主催企業のスタッフを装って対処します。

kazNewsweek記者

投稿者プロフィール

広告プランナー兼フォトグラファー。広告印刷とWEBプランニングに従事して早20年。日系企業の韓国ビジネスに詳しい。韓国経済や社会文化情報の発信を行い、外国人生活モニターとしてソウル市に改善提案を行っている。
週末には日韓米豪いろんな国の人たちと趣味の音楽を愉しんだり、カメラ片手にソウルや近隣をここかしこ徘徊したりしています。

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