イベント企画の発注 式典とレセプション ホテル編

日系企業や日本の自治体・各種団体などが韓国で行うイベントは、展示会のほか、式典やレセプションが多いでしょう。

ホテルで行う式典やレセプションで、企画会社が請け負うのは、以下の3点です。
○配布物の手配
○プログラムの進行管理
○アトラクション等の手配と進行管理
バンケットに経験豊富な日本人がいれば、すべてをホテルへ任せることもできますし、配布物とアトラクション等は旅行会社も可能です。

事前準備
パンフレット等の製作や記念品・ノベルティ品等、配布物の手配を行います。
記念品やノベルティ品等は、趣旨と予算に合わせて提案します。
オープニングセレモニーやレセプションの途中で実施するアトラクションの手配も支援します。

会場設営
ホテルで開催する場合は、受付や会場内の設営はホテル、企画会社はステージとアトラクションに専念し、主催者は来場者の名簿や配布物の準備と役割を分担します。

企画会社は、ステージ正面に看板を設置し、映像や音声をチェックします。
ステージが出来上がったら、アトラクションのリハーサルを行います。

ホテルの式典やレセプションで起こりがちなトラブルは音声です。
音声や映像をホテルスタッフに任せっきりにすると、2〜3日前は問題なかったからと、テストを行わず、本番で映像や音が出なくて、進行がストップすることがあります。

式典・レセプション運営
式典やレセプションでは進行管理が企画会社の主な仕事です。
挨拶なので登壇する人の「デハケ」などレクチャーも企画会社が担当しますが、実際のデハケの合図は司会者が担当します。

ホテルで行う式典やレセプションでは、ステージ上は制服を着たホテルスタッフに任せ、企画会社や主催者のスタッフがステージに上がることは極力避けます。
挨拶のマイクのスイッチやマイクスタンドの高さ調整、アトラクションの設営や撤収など、制服を着たスタッフが行うと、見た目がスマートなので、企画会社では手を出さずに、ホテルのスタッフに指示を出します。

企画会社を入れず、主催企業や団体だけで運営する場合も、「ステージはホテルの制服に任せる」と見た目がスマートです。
スーツがステージに上がると客席にトラブルと認識されかねませんが、ホテルの制服がステージに上がるとトラブルには見えないものなのです。

kazNewsweek記者

投稿者プロフィール

広告プランナー兼フォトグラファー。広告印刷とWEBプランニングに従事して早20年。日系企業の韓国ビジネスに詳しい。韓国経済や社会文化情報の発信を行い、外国人生活モニターとしてソウル市に改善提案を行っている。
週末には日韓米豪いろんな国の人たちと趣味の音楽を愉しんだり、カメラ片手にソウルや近隣をここかしこ徘徊したりしています。

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