式典やレセプションを発注する際に伝えてもらうことは、
○趣旨・目的
○期日、決まっていないときは予定日
○会場、決まっていないときは、ホテルかホールかなど。

プログラムと出演者は、決まっている範囲で構いません。
講演会やパネルディスカッションのパネラーなど、趣旨に合わせた人選の提案も可能です。
アトラクションは、要望を伺って、どのようなアトラクションが手配できるか提案します。

上記の内容を打ち合わせたあと、企画会社が請け負い可能な範囲と概算見積を提示します。
事前準備の流れは
１　期日、会場、登壇者や出演者、アトラクションを決める。
２　プログラムを決める。
３　来場者を集める方法を決める。
　　招待なのか、公募なのかを決め、招待あるいは公募の範囲を決めます。
４　配布物の検討

そして、具体的な準備にかかります。
○招待状やポスター、チラシなど、集客のためのツールを製作
○配布物の手配
○備品の検討と手配
備品はテーブルやイス、ステージ看板、誘導看板、音響などです。

備品例
受付周り〔受付テーブル・イス・会場案内・受付表示・名簿や名刺入れなど〕
ステージ〔ステージ看板(横断幕)・花と花台・司会台など〕
　　　　〔講演会；演台・式典；イス・パネルディスカッション；テーブル・イスなど〕
音　響　〔マイクの本数／ワイヤレス・ワイヤードなど〕
客席内　〔来賓席の表示など〕
基本的な例ですが、ほかにも、イベントの内容や会場によって必要な備品があります。
たとえば、会場が広いホールなどでは、スタッフが連絡を取り合うインカムも必需品になってきますし、式典や講演会など、胸章を用意することもあります。
胸章の色は、とくに決まりはありませんが、主催者が白、来賓が赤を付けるケースが多いです。

講演会ではホワイトボードを使う講演者もいますし、最近はパワーポイントを使う人も増えてきています。

必要な備品が決まったら、会場と打ち合わせをして、会場で借りるものと、会場外で手配して持ち込むものを検討し、手配します。

展示会そのものを主催する場合や、お祭りイベントなどは、目的や会場で異なってきます。