ホールを借りて行うイベントでありがちなのですが、挨拶をする人や演者など、出番が近くなった出演者を迎えに行ったら控え室にいないということが時々あります。

出番まで時間があるからと客席にいく人、時間前にステージの袖に来てしまう人、ウロウロしているうちに迷子になる人など、さまざまですが、進行管理者は、ステージの進行状況を見ながら呼びにいくタイミングを計ります。

対処法として、レクチャーの際に、迎えにいく人と控え室の担当者が同席します。
○タイミングを見て迎えに行くことと、凡その時間を伝えます。
○迎えにいく人を紹介します。
○出演者が控え室を出ようとしたら、控え室の担当者が声をかけて、「何時何分頃、呼びに来ますので、それまでに戻ってきてください」などとを念押しします。

ウロウロしているうちに迷子になってしまったら、その出演者も焦ってしまうので、上記の対策はとても大切です。

ちなみに、レクチャーの内容は、
○デハケのタイミング―司会者の合図orステージ袖の進行管理者の合図など
○迎えにいく大凡の時間
○その時間に部屋で待っていること。
○講演などでは、持ち時間の再確認と準備物
○司会者が紹介する内容—肩書きなど—の再確認です。
時間に余裕があって、出演者が希望すれば、出番の際と同じルートでステージまで案内します。
ちょっとしたことですが、これだけで出演者の緊張もほぐれるものです。

会場がホテルや会社内の場合、控え室は更衣室程度の役割しかなく、着替えが必要なければ、控え室を設けないこともあります。
出演者は、大抵、主催者と一緒にいるか、バックヤードで控え室の担当者と一緒にいることになるので、行方不明になることはありません。

以前、実際にあったトラブルで、パネルディスカッションに出演するパネラーが、集合時間になっても来なかったことがあります。
まさかと思い、事務所に電話をしたら、パネラーが日付を間違えていて、まだ事務所にいました。
午後のイベントで、遠方から参加するパネラーがいたこともあり、パネラー全員と主催者の昼食会を設定していたので、昼食会への遅刻で、本番に支障はありませんでした。
パネラー自身が自動車を運転して会場に向かっている途中、道に迷ってしまったこともあります。

いずれも、本人は焦ったようでしたが、集合時間を早めに設定していたので、事なきを得ました。