イベント企画の発注 トラブルと対策その2

ホールを借りて行うイベントでありがちなのですが、挨拶をする人や演者など、出番が近くなった出演者を迎えに行ったら控え室にいないということが時々あります。

出番まで時間があるからと客席にいく人、時間前にステージの袖に来てしまう人、ウロウロしているうちに迷子になる人など、さまざまですが、進行管理者は、ステージの進行状況を見ながら呼びにいくタイミングを計ります。

対処法として、レクチャーの際に、迎えにいく人と控え室の担当者が同席します。
○タイミングを見て迎えに行くことと、凡その時間を伝えます。
○迎えにいく人を紹介します。
○出演者が控え室を出ようとしたら、控え室の担当者が声をかけて、「何時何分頃、呼びに来ますので、それまでに戻ってきてください」などとを念押しします。

ウロウロしているうちに迷子になってしまったら、その出演者も焦ってしまうので、上記の対策はとても大切です。

ちなみに、レクチャーの内容は、
○デハケのタイミング―司会者の合図orステージ袖の進行管理者の合図など
○迎えにいく大凡の時間
○その時間に部屋で待っていること。
○講演などでは、持ち時間の再確認と準備物
○司会者が紹介する内容—肩書きなど—の再確認です。
時間に余裕があって、出演者が希望すれば、出番の際と同じルートでステージまで案内します。
ちょっとしたことですが、これだけで出演者の緊張もほぐれるものです。

会場がホテルや会社内の場合、控え室は更衣室程度の役割しかなく、着替えが必要なければ、控え室を設けないこともあります。
出演者は、大抵、主催者と一緒にいるか、バックヤードで控え室の担当者と一緒にいることになるので、行方不明になることはありません。

以前、実際にあったトラブルで、パネルディスカッションに出演するパネラーが、集合時間になっても来なかったことがあります。
まさかと思い、事務所に電話をしたら、パネラーが日付を間違えていて、まだ事務所にいました。
午後のイベントで、遠方から参加するパネラーがいたこともあり、パネラー全員と主催者の昼食会を設定していたので、昼食会への遅刻で、本番に支障はありませんでした。
パネラー自身が自動車を運転して会場に向かっている途中、道に迷ってしまったこともあります。

いずれも、本人は焦ったようでしたが、集合時間を早めに設定していたので、事なきを得ました。 

kazNewsweek記者

投稿者プロフィール

広告プランナー兼フォトグラファー。広告印刷とWEBプランニングに従事して早20年。日系企業の韓国ビジネスに詳しい。韓国経済や社会文化情報の発信を行い、外国人生活モニターとしてソウル市に改善提案を行っている。
週末には日韓米豪いろんな国の人たちと趣味の音楽を愉しんだり、カメラ片手にソウルや近隣をここかしこ徘徊したりしています。

この著者の最新の記事

関連記事

話題の記事

  1. 明洞の趙成珉(チョウ・ソンミン)メガネ・コンタクトが明洞創業23周年を記念して、コロナ克服特別割引セ…
  2. 暑い日が続く昨今、アイスコーヒーでリフレッシュしませんか。 コリア便利がご紹介するUCCコーヒ…
  3. 韓国語学習者の間で話題になっている新刊書の共同購入のご案内です。 韓国未発売の書籍の注文をKORE…
  4. 明洞の趙成珉メガネコンタクトで、KOREA Benri 読者の方にブルーライトカットレンズを…
  5. 21年3月15日、韓国の郵便局は中断していた名古屋、九州、沖縄向けEMSの取り扱いを再開しました。 …

カート

商品カテゴリー

ページ上部へ戻る